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Dans quel compte comptable inscrire un achat de Kbis ?

Le sujet de cet article ne s’adresse pas à n’importe quel demandeur de Kbis, mais à un créateur d’entreprise (ou dirigeant) qui en achèterait. Vous n’êtes en rien obligé de vous fournir en tant que particulier ; le document peut tout à fait se demander au nom et aux frais d’une société si vous en dirigez une. Dans ce cas, à l’instar de vos autres achats, vous devez mentionner cette sortie d’argent dans votre plan comptable. Comme vous vous en doutez, il n’existe pas de numéro exclusif au paiement de Kbis dans un compte comptable. Il faut donc savoir où placer l’information dans votre compte de résultat.

Compte comptable et Kbis

Pour débuter, définissons rapidement les quelques termes importants à connaître pour une compréhension optimale de cette page ; celle-ci aborde deux notions : le compte comptable et le Kbis français dont le prix est de quelques euros. Bien sûr, ceci n’est qu’un bref aperçu très sommaire ; l’objectif est simplement de répondre à notre question initiale, sans rentrer dans les détails qu’un expert comptable pourrait donner.

La comptabilité en France

Toute entreprise en activité en France doit répondre à certaines obligations, notamment fiscales, administratives et comptables. Parmi ce dernier aspect, on retrouve la notion de PCG, Plan Comptable Général. Il s’agit pour une entreprise de déclarer - annuellement dans la plupart des cas - de nombreuses données chiffrées (en €) selon les règles de l’Autorité des Normes Comptables : chiffre d’affaires, achats, variation des stocks, amortissements, subventions reçues, dettes, etc.

Toutes ces informations, plus ou moins confidentielles ou libres d’accès au public, doivent ainsi être tenues à jour tout au long de l’activité, afin de constituer des documents de synthèse (dont le compte de résultat, voir partie 2) qui permettront par exemple d’évaluer la santé financière d’une entreprise, sa solvabilité, sa puissance économique, etc. Ce genre de renseignements présente un intérêt pour de nombreux acteurs allant des organismes de contrôle fiscal aux investisseurs, en passant par les partenaires commerciaux et les concurrents. Selon le statut juridique (SCI, GIE, SARL…) et le régime fiscal de l’organisation (ex : micro-entreprise), cette dernière ne devra pas obligatoirement établir et rendre public l’intégralité de ses données. Voici les grandes lignes du compte comptable : et le Kbis dans tout ça ?

L’inscription au registre du commerce pour détenir un Kbis

Ce nom désigne une fiche directement liée au registre du commerce et des sociétés. Lorsqu’un chef d’entreprise crée une structure à l’activité commerciale (qu’il s’agisse d’une auto-entreprise ou d’une personne morale par exemple) ou une société civile, il doit effectuer son immatriculation au RCS. Pour ce faire, il suffit de déposer le dossier de constitution à son centre de formalités des entreprises. Cet organisme se charge ensuite d’envoyer les diverses pièces justificatives aux interlocuteurs adéquats (centre des impôts, Insee…), dont le greffe du tribunal de commerce.

Les tribunaux de commerce gèrent et mettent à jour le registre du commerce et des sociétés ; ce fichier informatique regroupe l’ensemble des établissements cités ci-dessus, tenus à l’enregistrement. On y trouve non seulement leur nom (dénomination sociale) mais également une quantité gigantesque de détails relatifs à leur activité, leurs dirigeants, leurs procédures collectives ou encore leur domiciliation. Toutes ces précisions sont libres d’accès au public ; il suffit justement de commander un extrait Kbis pour une entreprise particulière afin de connaître ses caractéristiques. Le Kbis n’est donc rien d’autre qu’une feuille qui reprend les mentions précédentes, telle une carte d’identité professionnelle. Or, ce type d’informations est précieux pour un partenaire ou un concurrent de l’entité immatriculée au RCS. D’une part, l’extrait prouve l’existence juridique de celle-ci (c’est donc un gage de confiance) ; d’autre part, il fournit un contenu intéressant pour mieux la cerner (capital social, activité détaillée, ancienneté, etc.).

En achetant un extrait Kbis par le biais de votre entreprise, vous allez vraisemblablement devoir mentionner cette sortie d’argent sur votre compte comptable ; le Kbis a fait l’objet d’une facture, et son coût doit apparaître dans un document bien précis : le compte de résultat. Toutefois, ce livre comporte bon nombre de parties, dites “sous-classes”. Laquelle d’entre elles inclut l’achat d’un Kbis ?

La sous-classe 62 du compte de résultat pour un Kbis

Parmi les éléments du plan comptable, le compte de résultat sert à recenser les flux d’enrichissement et d’appauvrissement (on peut les comparer grossièrement à des rentrées et sorties d’argent), appelées respectivement charges et produits. Pour fonctionner, tout artisan, société commerciale, entreprise individuelle libérale… paye des frais de fonctionnement, des impôts, doit rémunérer ses salariés tandis qu’il ou elle récolte le fruit de ses ventes de biens matériels ou services, reçoit des subventions, dispose d’un stock, etc. En comparant tout ceci, on constate un bénéfice ou au contraire une perte d’argent pour l’entreprise.

Tout naturellement, c’est donc dans ce compte de résultat que le Kbis acheté s’inscrit, plus précisément parmi les charges. Cette partie se décompose en différentes sous-classes, identifiables au moyen de numéros (le compte de charges est lui même identifié comme la classe n°6 du plan comptable).

Exemples : sous-classe 60 pour les achats, 62 pour les autres services extérieurs, 64 pour les charges de personnel, 66 pour les charges financières.

Où placer le Kbis dans ce compte comptable ? La réponse : 62. En effet, on pourrait être tenté d’écrire l’achat dans la sous-classe 60, mais celui-ci n’a pas de rapport avec votre production comme des matières premières ou du matériel. C’est un service annexe ; il faut le noter en sous-classe 62. Une fois cela en tête, il reste à connaître le numéro exact, car une sous-classe se divise elle-même en plusieurs lignes. Pour l’extrait Kbis, nous vous conseillons d’indiquer le montant de l’achat à la ligne 6227 : frais d’actes et de contentieux. Cette section semble la plus adaptée.

Voilà pour le Kbis au compte de résultat ! Peu importe la situation et le type de société, l’étape du plan comptable doit toujours est considérée avec attention. Respectez vos obligations - dont le dépôt de comptes annuels pour les SARL, EURL et sociétés en nom collectif par exemple, si vous ne voulez pas risquer des sanctions après un contrôle d’un commissaire aux comptes ou du service des impôts.

Vous êtes aux commandes d’une jeune entreprise ? N’hésitez pas à solliciter un consultant ou un expert comptable en ligne pour obtenir des conseils juridiques et financiers. Il pourra vous expliquer comment rédiger ce genre de papiers, et approuver ou non votre méthode. Quant au Kbis et l’immatriculation au registre du commerce, visitez nos autres pages afin de collecter d’autres informations (extrait d’une EIRL, équivalent à la chambre de métiers, où immatriculer les professions libérales…).

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